TERRA vzw - Belgische Vereniging voor Terrariumkunde en Herpetologie

Huishoudelijk Reglement & Statuten

HUISHOUDELIJKE REGLEMENT TERRA vzw 2007

Aangepast 02-03-2007 Goedgekeurd BV 2006 - AV 2007

I. NUT

A Het huishoudelijke reglement tracht te voorzien in alle gevallen die niet geregeld worden door de officiële en bekrachtigde statuten en geldt voor alle leden ongeacht de categorie waartoe ze behoren.

B Alle gevallen, niet voorzien in de statuten noch in het huishoudelijke reglement, worden door de raad van bestuur beslecht.

II. LEIDING

A De Raad van bestuur werkt als college aan de uitvoeringen en de leiding binnen de VZW.

De algemene vergadering staat in voor het beleid.

B De algemeen voorzitter zit de raad van bestuur en algemene vergaderingen voor. Bij afwezigheid mag zijn taak overgenomen worden door een door hem/haar gedelegeerde bestuurder.

C De verschillende afdelingen werken onafhankelijk, maar blijven te allen tijde gebonden door de officiële bekrachtigde statuten en het huishoudelijk reglement van Terra vzw. De coördinatoren van een afdeling worden benoemd binnen de raad van bestuur.

D Indien een bestuurder een hulpfunctie aan zijn functie wil toevoegen of verschillende functies wil combineren kan hij dat enkel na voorleggen aan en goedkeuring door de raad van bestuur.

E. Indien in deze tekst “schriftelijk” wordt vernoemd, moet men dit aanzien als per geschreven brief of door middel van e-mail verzonden.

III. LEDEN

A TERRA BESTAAT UIT:

1 Effectieve leden

2 Ereleden

3 Toegetreden leden

4 Jeugdleden

5 Familiale leden

6 Bestuurders

7 Speciale leden (verdienstelijke leden)

B Lidmaatschap kan aangevraagd worden via een inschrijvingsformulier (INFOFOLDER). Van zodra het lidgeld betaald is en het lid zich akkoord heeft verklaard met de op dat moment van toepassing zijnde Statuten en het Huishoudelijk reglement gaat het lidmaatschap in. De raad van bestuur kan te allen tijde een aanvraag weigeren. In dat geval wordt het lidgeld teruggestort.

C Effectieve leden zijn leden die tenminste 18 jaar geworden zijn. Toegetreden leden kunnen effectief lid worden nadat zij voor 15 januari een schriftelijke aanvraag hebben ingediend bij de algemene voorzitter en nadat zij door ten minste 2 effectieve leden zijn voordragen. En verkozen op de eerstvolgende algemene vergadering. Zij worden stemgerechtigd nadat hun identiteit ter griffie werd neergelegd.

D Erelid is de titel, die de raad van bestuur kan toekennen aan personen die hun naam of faam op uitzonderlijke wijze ten dienste stellen, of wegens bewezen diensten aan de vereniging. Hun lidmaatschap wordt vrijgesteld van lidgeld en geldt voor het leven. Ereleden kunnen zich kandidaat stellen voor alle functies binnen de vereniging.

E Toegetreden leden zijn alle leden van de vereniging, die hun jaarlijkse bijdrage betaald hebben.

•  Jeugdleden zijn toegetreden leden die jonger zijn dan 18 jaar.

•  Familiale leden zijn personen binnen een familie, die ook als toegetreden lid van de vereniging wensen ingeschreven te worden. Een familiaal lid dient op hetzelfde adres te wonen als een ander lid. Familiale leden kunnen zich niet kandidaat stellen om effectief lid te worden en hierdoor ook niet toetreden tot de raad van bestuur.

•  Speciale of verdienstelijke leden kunnen voor een bepaalde periode vrijstelling krijgen van het betalen van lidgeld op basis van hun diensten of meerwaarde voor TERRA vzw. (Deze zeer beperkte lijst wordt jaarlijks herbekeken door het bestuur)

•  Het is niet toegelaten om Terra leden te discrimineren of uit te sluiten van activiteiten georganiseerd door een afdeling of een doelgroep van Terra vzw

IV. VERKIESBAARHEID

A De raad van bestuur bestaat minimaal uit 3 hoofdbestuurders en afhankelijk van de behoefte een vast te stellen aantal bestuurders. Het maximale aantal bestuurders wordt beperkt tot 12 in totaal.

De Raad van Bestuur bestaat maximaal uit: algemeen voorzitter, algemeen secretaris, algemeen penningmeester (boekhouder), hoofdredacteur, coördinator wetgeving, coördinator beurzen, Coördinator afdelingen, coördinator werkgroepen, voorzitter doelgroepen & webmaster & PR,

B Kandidaat bestuurders moeten ten laatste op 15 januari voorgedragen worden door 2 bestuurders aan de algemene voorzitter.

C Indien een bestuurder niet schriftelijk om ontheffing uit zijn functie verzoekt, wordt hij automatisch voorgedragen voor een volgende periode.

D. Afgevaardigden die voor Terra vzw optreden bij andere organisaties moeten effectief lid zijn om de binding met de vereniging te kunnen aantonen.

V. VERGADERING VAN DE BESTUURSRAAD

A De raad van bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of indien tenminste twee bestuurders om een vergadering verzoeken.

B De agenda van de vergadering wordt door de secretaris, tenminste veertien (14) dagen op voorhand aan de bestuurders schriftelijk meegedeeld.

C Een bestuurder die de vergadering onmogelijk kan bijwonen, mag schriftelijke volmacht geven aan een andere bestuurder.

D Elk effectieflid kan een duidelijke en gedetailleerde vraag of een idee - opmerking melden aan de algemene voorzitter, deze zal dan als gesloten stemmingsvraag per email verzonden worden naar alle effectieve leden. Deze hebben dan tien (10) dagen tijd om te antwoorden met ja of neen. (Zie addendum A)

VI. BEËINDIGING VAN HET LIDMAATSCHAP

A Het lidmaatschap wordt beëindigd:

1 Door het niet betalen van het lidgeld.

2 Volgens de voorwaarden beschreven in de statuten en het huishoudelijk reglement of bij niet naleving van de gedragscode.

3 Door een beslissing van de raad van bestuur.

B Bij het beëindigen van het lidmaatschap vervallen alle rechten, aanspraken en bevoegdheden.

C De vereniging kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor verbintenissen of fouten van haar leden indien dit zonder voorafgaandelijk schriftelijke afspraak tussen het betreffende lid en de raad van bestuur heeft plaatsgevonden. (Zie addendum D)

D Sancties getroffen tegen leden door de raad van bestuur, sluiten gerechtelijke vervolging niet uit.

E De vereniging is niet verantwoordelijk voor schade aangericht door haar leden aan derden.

VII. NEVENACTIVITEITEN

A De vereniging staat volledig los van iedere nevenactiviteit van haar leden.

B Voordelen verleend door de vereniging mogen niet voor nevenactiviteiten gebruikt worden zonder voorafgaandelijk schriftelijke toelating van de raad van bestuur. Dit geldt ook voor de naam en logo van "TERRA vzw". Regionale afdelingen, doelgroepen en werkgroepen moeten het logo en de naam van terra vzw vermelden op al hun officiële documenten en publicaties. (BIJLAGE IV)

C Indien de nevenactiviteiten van één van haar toegetreden, jeugdleden en familiale, speciale leden rechtstreeks indruisen tegen de doelstellingen of een aanfluiting zijn voor de vereniging, is de raad van bestuur gemachtigd het betrokken lid na schriftelijke bekendmaking onmiddellijk te schrappen. Het betrokken lid kan in beroep gaan bij de raad van bestuur. Hij is gemachtigd twee toegetreden leden, door hem aangeduid, als getuige mee te brengen. De uiteindelijke beslissing ligt bij de raad van bestuur. Hiervoor wordt de sanctielijst gehanteerd. (Zie addendum D)

VIII. REGIONALE AFDELINGEN: Regionaal trefpunt voor leden en interesses met (maandelijkse) vergaderingen – activiteiten toegankelijk voor alle leden

Doel: organiseren van regionale contactavonden met grote verscheidenheid aan lezingen, onderwerpen en thema's. Organiseren van activiteiten. Actieve ledenwerving.

A Elk effectief lid dat dit wenst kan een regionale afdeling stichten binnen de vereniging. Aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan.

B Rechten en plichten van de regionale afdeling

Rechten:

1. De voorzitter van de regionale afdeling kan binnen de regionale afdeling eigenhandig optreden, zonder tussenkomst van het bestuur van de vereniging, Hij dient zijn uiteindelijke beslissing vooraf schriftelijk ter kennis te stellen aan de raad van bestuur. Sancties tegenover regionale afdelingsleden kunnen enkel ingaan na schriftelijke goedkeuring door de raad van bestuur.

2. Het aantal stemgerechtigde mandaten van een regionale afdeling wordt bepaald door de statuten en bijlage III van het huishoudelijk reglement.

3. De raad van bestuur kan een regionale afdeling schriftelijk vrijstelling verlenen van bepaalde voorwaarden verbonden aan de officiële erkenning, indien zij oordeelt dat de regionale afdeling van uitzonderlijk belang is voor de vereniging,

4. Elke voorzitter van de regionale afdeling kan bij de raad van bestuur een gemotiveerde aanvraag indienen ter verwerving van een subsidie. Dergelijke uitkering kan maar eens in het kalenderjaar gebeuren. Deze subsidie staat wel los van de normale werkingsbudget door Terra vzw aan alle regionale afdelingen verleend

5. Terra vzw kan jaarlijks, afhankelijk van de activiteiten, een werkingsbudget toekennen aan alle regionale afdelingen. Het bedrag en voorwaarden wordt door de raad van bestuur elk jaar opnieuw bepaald. (Zie bijlage I)

6. De voorzitter van de regionale afdeling kan bijkomende regels opstellen, die dan enkel, na goedkeuring door de raad van bestuur, geldig zijn voor de regionale afdelingsleden. Het innen van bijkomende lidgelden is niet toegestaan.

7. Een regionale afdeling kan te allen tijden artikels met foto's betreffende de activiteiten insturen voor publicatie in het Terrastijdschrift. De beslissing tot publicatie ligt bij de redactieraad.

8. Een regionale afdeling kan na goedkeuring van het bestuur bepaalde uitzonderlijk verworven inkomsten verdelen onder de actieve medewerkers van de regionale afdeling maar mag nooit Terra leden uitsluiten van bepaalde voordelen of rechten.

Plichten:

1. De voorzitter van de regionale afdeling moet effectief lid zijn.

Het bestuur van de regionale afdeling moet zich akkoord verklaren met de statuten en het huishoudelijk reglement van Terra vzw. De oprichting moet schriftelijk gemeld worden aan de raad van bestuur,

2. De officiële erkenning wordt door de raad van bestuur verleend na inzage en goedkeuring van

de oprichtingsakte, het werkingsverslag en indien dit bestaat, een eigen reglement.

3. De regionale afdeling moet tenminste 15 leden tellen.

4. Alle regionale afdelingsleden moeten lid zijn van Terra vzw.

5. De werking van de regionale afdeling moet overeenkomen met de belangen en doelstellingen van Terra vzw.

6. De regionale afdeling mag niet ingezet worden voor persoonlijke belangen.

Jaarlijks moeten een werkingsverslag, financieel verslag worden neergelegd bij de algemene secretaris en dit ten laatste voor 15 januari.

7. Indien regionale afdeling een publicatie uitgeeft, moeten twee exemplaren hiervan aan de Terra bibliotheek gestuurd worden. Een exemplaar wordt naar de Koninklijke Bibliotheek gestuurd. De Terra redactie mag mits toestemming van de eigenaar en vermelding van de bron artikels overnemen voor het Terrastijdschrift. Een regionale afdeling mag mits toestemming van de eigenaar en vermelding van de bron, artikels uit Terra Magazine overnemen voor eigen publicaties.

8. Indien de regionale afdeling onkosten maakt die niet door het eventuele werkingsbudget gedekt zijn, kan de raad van bestuur beslissen deze te vergoeden. Indien de kosten te voorzien zijn, moet een aanvraag ingediend worden om opgenomen te worden in de budgetgoedkeuring op de algemene vergadering.

C De raad van bestuur kan een regionale afdeling ontbinden, indien de raad van bestuur oordeelt dat de activiteiten van de regionale afdeling indruisen tegen de statuten en/of het huishoudelijk reglement van de vereniging of dat een vergrijp werd gepleegd waardoor Terra vzw in een slecht daglicht zou komen te staan. Indien een regionale afdeling zichzelf ontbindt door gebrek aan belangstelling of beëindiging van de werking, moeten de niet gebruikte subsidies teruggestort worden naar de vereniging. Aangekochte materialen kunnen verdeeld worden na afspraak met de raad van bestuur.

(Zie addendum D)

VIII. DOELGROEPEN: Specifiek doelgericht trefpunt voor leden met gelijke interesse en vergaderingen – activiteiten toegankelijk voor alle leden.

Doel: organiseren van contactavonden met grote verscheidenheid aan lezingen, over een bepaald onderwerp of thema. Organiseren van activiteiten. Actieve ledenwerving.

A Elk effectief lid dat dit wenst kan een nog niet bestaande doelgroep stichten binnen de vereniging. Aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan.

B Rechten en plichten van de doelgroep

Rechten:

1. De voorzitter van de doelgroep kan binnen de doelgroep eigenhandig optreden, zonder tussenkomst van het bestuur van de vereniging, Hij dient zijn uiteindelijke beslissing vooraf schriftelijk ter kennis te stellen aan de raad van bestuur. Sancties tegenover doelgroepsleden kunnen enkel ingaan na schriftelijke goedkeuring door de raad van bestuur.

2. Het aantal stemgerechtigde mandaten van een doelgroep wordt bepaald door de statuten en bijlage III van het huishoudelijk reglement.

3. De raad van bestuur kan een doelgroep schriftelijk vrijstelling verlenen van bepaalde voorwaarden verbonden aan de officiële erkenning, indien zij oordeelt dat de doelgroep van uitzonderlijk belang is voor de vereniging,

4. Elke voorzitter van de doelgroep kan bij de raad van bestuur een gemotiveerde aanvraag indienen ter verwerving van een subsidie. Dergelijke uitkering kan maar eens in het kalenderjaar gebeuren. Deze subsidie staat wel los van de normale werkingsbudget door Terra vzw aan alle doelgroepen verleend

5. Terra vzw kan jaarlijks, afhankelijk van de activiteiten, een werkingsbudget toekennen aan alle doelgroepen. Het bedrag en voorwaarden wordt door de raad van bestuur bepaald. (bijlage II)

6. De voorzitter van de doelgroep kan binnen zijn doelgroep bijkomende regels opstellen, die dan, na goedkeuring door de raad van bestuur, geldig zijn voor de doelgroepsleden. Het innen van bijkomend lidgeld is niet toegestaan.

7. Een doelgroep kan te allen tijden artikels met foto's betreffende haar activiteiten insturen voor publicatie in het Terrastijdschrift. De beslissing tot publicatie ligt bij de redactieraad.

8. Een doelgroep kan na goedkeuring van het bestuur bepaalde uitzonderlijk verworven inkomsten verdelen onder de actieve medewerkers van de doelgroep maar mag nooit Terra leden uitsluiten van bepaalde voordelen of rechten.

Plichten:

1. De voorzitter van de doelgroep moet effectief lid zijn.

2. Het bestuur van de doelgroep moet zich akkoord verklaren met de statuten en het huishoudelijk reglement van Terra vzw. De oprichting moet schriftelijk gemeld worden aan de raad van bestuur,

3. De officiële erkenning wordt door de raad van bestuur verleend na inzage en goedkeuring van

de oprichtingsakte, het werkingsverslag en indien dit bestaat, een eigen reglement.

4. De doelgroep moet tenminste 30 leden tellen.

5. Alle doelgroepsleden moeten lid zijn van Terra vzw.

6. De werking van de doelgroep moet overeenkomen met de belangen en doelstellingen van Terra vzw.

7. De doelgroep mag niet ingezet worden voor persoonlijke belangen.

8. Jaarlijks moet de doelgroep een werkingsverslag, financieel verslag neergeleggen bij de algemene secretaris en dit ten laatste voor 15 januari.

9. Indien een doelgroep een publicatie uitgeeft, moeten twee exemplaren hiervan aan de Terra bibliotheek gestuurd worden. Een exemplaar wordt naar de Koninklijke Bibliotheek gestuurd. De Terra redactie mag mits toestemming van de eigenaar en vermelding van de bron artikels overnemen voor het Terrastijdschrift. Een doelgroep mag mits toestemming van de eigenaar en vermelding van de bron, artikels uit Terra Magazine overnemen voor eigen publicaties.

10. Indien de doelgroep onkosten maakt die niet door de eventuele werkingsbudget gedekt zijn, kan de raad van bestuur beslissen deze te vergoeden. Indien de kosten te voorzien zijn, moet een aanvraag ingediend worden om opgenomen te worden in de budgetgoedkeuring op de algemene vergadering.

C De raad van bestuur kan een doelgroep ontbinden, indien de raad van bestuur oordeelt dat de activiteiten van de doelgroep indruisen tegen de statuten en/of het huishoudelijk reglement van de vereniging of dat een vergrijp werd gepleegd waardoor Terra vzw in een slecht daglicht zou komen te staan. Indien een doelgroep zichzelf ontbindt door gebrek aan belangstelling of beëindiging van de werking, moeten de niet gebruikte subsidies teruggestort worden naar de vereniging. Aangekochte materialen kunnen verdeeld worden na afspraak met de raad van bestuur. (Zie addendum D)

IX. WERKGROEPEN: Kleine gesloten groep leden met dezelfde interesse.

Doel: Verdere specialisatie van een beperkte groep leden specifiek gericht naar een diergroep of herpetologisch of natuurbeschermend onderwerp.

A Elk effectief lid dat dit wenst kan een werkgroep stichten binnen de vereniging. Aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan.

B Rechten en plichten van de werkgroep

Rechten:

1. De voorzitter van de werkgroep kan binnen de werkgroep eigenhandig optreden, zonder tussenkomst van het bestuur van de vereniging, Hij dient zijn uiteindelijke beslissing vooraf schriftelijk ter kennis te stellen aan de raad van bestuur. Sancties tegenover werkgroepsleden kunnen enkel ingaan na schriftelijke goedkeuring door de raad van bestuur.

2. De raad van bestuur kan een werkgroep schriftelijk vrijstelling verlenen van bepaalde voorwaarden verbonden aan de officiële erkenning, indien zij oordeelt dat de werkgroep van uitzonderlijk belang is voor de vereniging,

3. Een werkgroep kan afzien van de normale subsidie door Terra vzw verleend aan alle werkgroepen.

4. Elke voorzitter van de werkgroep kan bij de raad van bestuur een gemotiveerde aanvraag indienen ter verwerving van een subsidie. Dergelijke uitkering kan maar eens in het kalenderjaar gebeuren. Deze subsidie staat wel los van de normale subsidiëring door Terra vzw aan alle werkgroepen verleend

5. Terra vzw kan jaarlijks, afhankelijk van de activiteiten, een subsidie toekennen aan alle werkgroepen. Het bedrag en voorwaarden wordt door de raad van bestuur elk jaar opnieuw bepaald.

6. De voorzitter van de werkgroep kan bijkomende regels opstellen, vb lidgeld innen, die dan enkel, na goedkeuring door de raad van bestuur, geldig zijn voor de werkgroepsleden

7. Een werkgroep kan te allen tijden artikels met foto's betreffende de activiteiten insturen voor publicatie in het Terrastijdschrift. De beslissing tot publicatie ligt bij de redactieraad.

Plichten:

1. De voorzitter van de werkgroep moet effectief lid zijn.

2. Het bestuur van de werkgroep moet zich akkoord verklaren met de statuten en het huishoudelijk reglement van Terra vzw. De oprichting moet schriftelijk gemeld worden aan de raad van bestuur,

3. De officiële erkenning wordt door de raad van bestuur verleend na inzage en goedkeuring van

de oprichtingsakte, het werkingsverslag en indien dit bestaat, een eigen reglement.

4. De werkgroep moet tenminste drie leden tellen.

5. Alle werkgroepsleden moeten lid zijn van Terra vzw.

6. De werking van de werkgroep moet overeenkomen met de belangen en doelstellingen van Terra vzw.

7. De werkgroep mag niet ingezet worden voor persoonlijke belangen.

8. Jaarlijks moeten een werkingsverslag, financieel verslag en ledenlijst worden neergelegd bij de algemene secretaris en dit ten laatste voor 15 januari.

9. Indien een werkgroep een publicatie uitgeeft, moeten twee exemplaren hiervan aan de Terra bibliotheek gestuurd worden. Een exemplaar wordt naar de Koninklijke Bibliotheek gestuurd. De Terra redactie mag mits toestemming van de eigenaar en vermelding van de bron artikels overnemen voor het Terrastijdschrift. Een werkgroep mag mits toestemming van de eigenaar en vermelding van de bron, artikels uit Terra Magazine overnemen voor eigen publicaties.

10. Indien de werkgroep onkosten maakt die niet door de eventuele subsidies gedekt zijn, kan de raad van bestuur beslissen deze te vergoeden. Indien de kosten te voorzien zijn, moet een aanvraag ingediend worden om opgenomen te worden in de budgetgoedkeuring op de algemene vergadering.

C De raad van bestuur kan een werkgroep ontbinden, indien de raad van bestuur oordeelt dat de activiteiten van de werkgroep indruisen tegen de statuten en/of het huishoudelijk reglement van de vereniging of dat een vergrijp werd gepleegd waardoor Terra vzw in een slecht daglicht zou komen te staan. Indien een werkgroep zichzelf ontbindt door gebrek aan belangstelling of beëindiging van de werking, moeten de niet gebruikte subsidies teruggestort worden naar de vereniging. Aangekochte materialen kunnen verdeeld worden na afspraak met de raad van bestuur. (Zie addendum D)

X. STUDIEGROEPEN: Kleine gesloten groep leden die een gezamenlijk project coördineren of werken aan een onderwerp meestal met een tijdelijk karakter.

Doel: Door middel van studie of samenwerking een bepaald project of herpetologisch thema uitwerken ten behoeve van de hobby of de vereniging.

A Elke bestuurder die dit wenst kan een studiegroep stichten binnen de vereniging. Aangezien een studiegroep maar een tijdelijk karakter heeft moet met de raad van bestuur afgesproken worden wat de reden en aard van de studiegroep is. Aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan:

B Rechten en Plichten van de studiegroep

Rechten:

1. De voorzitter van de studiegroep kan binnen de werkgroep eigenhandig optreden, zonder tussenkomst van het bestuur van de vereniging. Hij dient zijn uiteindelijke beslissing vooraf schriftelijk ter kennis te stellen aan de raad van bestuur.

2. Een studiegroep kan te allen tijde een overzicht van haar activiteiten in het Terra tijdschrift laten publiceren.

3. Artikels of verslagen van een studiegroep, moeten steeds aan het bestuur voorgelegd worden. De raad van bestuur kan dan beslissen of hij dit in het tijdschrift zal publiceren.

4. Elke voorzitter van een studiegroep kan bij de raad van bestuur een gemotiveerde aanvraag indienen ter verwerving van een subsidie

Plichten:

1. De voorzitter van de studiegroep moet effectief lid zijn.

2. Het bestuur van de studiegroep moet zich akkoord verklaren met de statuten en het huishoudelijke reglement van Terra vzw. De oprichtingsdoelstelling moet nagestreefd worden.

3. Minstens 1 maal per jaar moeten een werkingsverslag, financieel verslag en ledenlijst worden neergelegd bij de raad van bestuur.

5. Een studiegroep moet het Terra bestuur op de hoogte brengen en informeren betreffende activiteiten of publicaties van standpunten naar derden toe.

4. De raad van bestuur kan een studiegroep ontbinden, indien de raad van bestuur oordeelt dat de doelstellingen van de studiegroep bereikt zijn. Indien een studiegroep zichzelf ontbindt door de onmogelijkheid om de doelstelling te bereiken, moeten de niet gebruikte eventuele subsidies teruggestort worden naar de vereniging. Aangekochte materialen kunnen verdeeld worden na afspraak met de raad van bestuur. (Zie addendum D)

Opgemaakt voor TERRA vzw en goedgekeurd door algemene vergadering op 24 februari 2006

ADDENDUM A Herorganisatie bestuur en algemene vergadering (EL) TERRA vzw 2007.

ADDENDUM B Doelstelling TERRA vzw

ADDENDUM C Nalevingscode

ADDENDUM D Sancties

BIJLAGE I Jaarlijks werkingsbudget afdelingen TERRA vzw

BIJLAGE II Jaarlijks werkingsbudget doelgroepen TERRA vzw

BIJLAGE III maximaal aantal stemgerechtigde mandaten ( bestuurders)

BIJLAGE IV Minimale voorschriften te vermelden op publicaties, documenten, websites, tijdschriften, debetnota's, forums, etc…

HERORGANISATIE BESTUUR en ALGEMENE VERGADERING (EL) TERRA vzw 2007 (Aanpassing BV 29/1 – inzage AV 2/3) ADDENDUM – A -

•  Elk TERRA lid kan een duidelijke en gedetailleerde vraag, idee, voorstel en/of een opmerking betreffende TERRA vzw of de hobby formuleren en in vraag stellen, dit dan doorsturen naar Terra-ombudsman@terravzw.org ( blijft dus anoniem tot op niveau AV ) en dan laten posten via onze software Formdesk als gesloten JA/NEEN vraag. (vragen)
Elke bestuurslid (2 stemmen op naam ) en elk EL (1 stem op naam ) met email kan hierop binnen de gestelde termijn van 10 dagen antwoorden via Formdesk. ( antwoorden blijven dus in zijn algemeenheid vertrouwelijk) Na 10 dagen worden de antwoorden elektronisch verwerkt en teruggekoppeld naar de EL met email. Antwoorden is niet verplicht maar geldt dan als neutrale stem, geen mening.
De secretaris notuleert het resultaat in een kort verslag en zet dit op de agenda (*) voor een volgende BV en actie - te doen lijst of als agendapunt op een ledenvergadering.

•  Per jaar worden er 2 ALGEMENE VERGADERINGEN gehouden voor de EL , waarvan één verplicht statutair, begin van het kalenderjaar en één in de herfst (louter informatief en voorbereiding nieuw jaar). In zeer uitzonderlijke gevallen kan er steeds een extra buitengewone AV bij elkaar geroepen worden door de EL.(Uitsluiting EL, aanpassing statuten, verplaatsing administratieve zetel, opheffing vereniging)

•  Secretaris maakt na de statutaire AV officiële volledige lijsten uit de leden database volgens de vzw wetgeving (2006) van de bestuurders en effectieve leden voor neerlegging op de rechtbank door de AVT - (Ontslagen, benoemingen, etc.) Ook het officiële verslag van de AV wordt toegevoegd.

•  De agendapunten BV worden door de secretaris (in overleg met TERRA-ombudsman voor de enquêtevragen) minimaal 14 dagen voor de datum van de BV verzonden en dan kunnen de coördinatoren onderling overleggen en beslissen wie de BV (kan) zal bijwonen afhankelijk van datum, thema's, etc. (Steeds “host” verwittigen van uw aanwezigheid)

•  Coördinatoren (Bestuursleden) maken een kort bondig en duidelijk verslagje – samenvatting van de beslissingen betreffende de agendapunten(*) dat zij naar de andere bestuursleden zenden minimaal één week voor de BV vergadering (*) pre-reading documenten.

•  De secretaris stuurt kort na de BV een verslag van de BV naar de bestuursleden.

•  De secretaris stuurt periodiek (te bepalen) een algemene ledenlijst naar een beperkte groep van aangeduide personen die deze nodig hebben voor hun functie: (dit kan op papier, via mail of website ) Deze ledenlijsten mogen NOOIT aan derden worden gegeven.

•  De penningmeester-boekhouder stuurt periodiek (te bepalen) een rekeningoverzicht of kasverslag met de globale details van de begrotingsposten -In/uit- naar alle bestuursleden: (dit kan op papier, via mail of website) Deze rekeningoverzichten mogen NOOIT aan derden worden gegeven .

•  Penningmeester-boekhouder maakt na het afsluiten van het kalender boekjaar een kasoverzicht-balans volgens de normen van de nieuwe 2006 vzw wetgeving voor de BV en neerlegging op rechtbank na controle van commissaris(sen) en goedkeuring AV.

•  Algemeen voorzitter maakt na de BV op basis van het verslag van de secretaris een beknopt verslag van de BV voor de effectieve leden dat per mail verzonden wordt.

•  Algemeen voorzitter zorgt voor tijdige neerlegging van de TERRA vzw papieren op de rechtbank (binnen 6 mnd na afsluiting boekjaar) – RPR Mechelen - en de aangifte van de “patrimoniumtaks” of “taks van de vergoedingen successierechten”. – Lier – en de belastingaangifte voor TERRA vzw.

ADDENDUM – B -

TERRA vzw NALEVINGSCODE voor Bestuurders, Effectieve Leden, Leden

Ik verklaar mij volledig akkoord met volgende nalevingscode:

•  In orde zijn met de in België geldende wetgevingen betreffende het houden van reptielen en amfibieën.
•  De wetgeving betreffende het houden, tentoonstellen, vervoeren, verhandelen, verzorgen van reptielen en amfibieën (o.a. Cites, Vlarem, Dierenwelzijn, Bern, etc.) blijvend opvolgen en naleven.
•  De doelstellingen en statuten van TERRA vzw accepteren en naleven (Huishoudelijk Reglement en Statuten). Website: http://www.terravzw.org
•  Geen acties ondernemen persoonlijk of samen met andere TERRA leden die enig nadeel zouden kunnen berokkenen aan het imago van de vereniging of ingaan tegen de doelstellingen van TERRA vzw.
•  Dit geldt ook voor alle toekomstige in België van toepassing zijnde regelgevingen en wetten voor reptielen en amfibieën.

Handtekening, datum en hand geschreven vermelding “gelezen en goedgekeurd”

ADDENDUM – C -

TERRA vzw heeft tot doel, de optimalisering van de kennis en de verzorging van reptielen en amfibieën

met alle ermede verbandhoudende activiteiten

met inbegrip van natuurstudie & natuurbescherming en informatie over het wettelijk en verantwoord uitoefenen van de hobby

Optimalisatie kennis en de verzorging:

•  Publicaties in TERRA Magazine + Informatie via TERRA mailing / Forum

•  Afdelingen, Doelgroepen, Werkgroepen, Studiegroepen

•  Lezingen en voordrachten in regionale afdelingen

Alle ermede verbandhoudende activiteiten:

•  TERRA herpetologische uitstappen & activiteiten

•  Organisatie beurs met mogelijkheid om eigen nakweek aan te bieden

•  Studiegroep Ziekten

•  Vraag en aanbod / Kweekresultaten leden

Natuurstudie en natuurbescherming:

•  Doelgroep Serpentes - Doelgroep Kameleons, etc.

•  Werkgroep Naturaria - Deelname Natuurpunt / Hyla inventarisatieprojecten

•  Herpetologische reizen

Verantwoord en legaal uitoefenen van de hobby:

•  Studiegroep wetgeving / Contacten met de overheid

•  Analyse, Informatie & inlichting praktische naleving van de wetgeving

•  Praktische ondersteuning van leden op gebied van wetgeving

Public Relations:

•  Deelname aan beurzen met informatief karakter

•  Website + Mailing / Forum

•  Eigen Beurs met gecontroleerde verkoop

ADDENDUM - D - TERRA vzw SANCTIES HUISHOUDELIJK REGLEMENT

PS. Voor bestuurders gelden ook de sancties van de EL en voor de EL gelden ook de sancties van de toegetreden Leden.

BIJLAGE I

JAARLIJKS WERKINGSBUDGET AFDELINGEN

Gemiddeld aantal leden op de vergaderingen 5-10 350 €

11-75 500 €

> 75 750 €

Dit werkingsbudget wordt jaarlijks door het bestuur bepaald en aangepast bij het opstellen van de begroting

BIJLAGE II

JAARLIJKS WERKINGSBUDGET DOELGROEPEN

Gemiddeld aantal leden op de vergaderingen-activiteiten 15-40 350 €

41-75 500 €

>75 750 €

Dit werkingsbudget wordt jaarlijks door het bestuur bepaald en aangepast bij het opstellen van de begroting

BIJLAGE III

MAXIMAAL AANTAL STEMGERECHTIGDE MANDATEN ( BESTUURDERS)

Gemiddeld aantal leden op de vergaderingen-activiteiten 30-75 = 1 , > 75 = 2

Statuten

Terra

Belgische vereniging voor

Terrariumkunde en Herpetologie

Vereniging zonder winstoogmerk

Afgekort: << TERRA vzw>>

Ondernemingsnummer: 415374883

Nachtegaalstraat 24

2500 Lier

GA: Mechelen

Identificatienummer: 7892/75

STATUTEN

Het jaar tweeduizend en vier, drieëntwintig april worden op de algemene vergadering de statuten van het jaar negentienhonderd vijfenzeventig, publicatie de vijftiende augustus (Belgische Staatsblad van 2 oktober 1975, bijlage nr. 7892) met twee derde meerderheid van stemmen gewijzigd.

1° De vereniging heeft de benaming « Terra - Belgische vereniging voor Terrariumkunde en Herpetologie, vereniging zonder winstoogmerk, verkort: < Terra vzw >.

Haar zetel wordt verplaatst naar Nachtegaalstraat, 24 te 2500 Lier, gerechtelijk arrondissement Mechelen, maar deze kan bij beslissing van de algemene vergadering naar iedere andere plaats in het Nederlandstalige landsgedeelte overgebracht worden.

2° Er moeten altijd ten minste drie effectieve leden zijn.

3° De vereniging heeft tot doel, de optimalisering van de kennis en de verzorging van reptielen en amfibieën met alle ermede verbandhoudende activiteiten met inbegrip van natuurstudie en natuurbescherming.

4°. De stichters vormden de eerste effectieve leden: nieuwe effectieve leden kunnen, op voordracht van twee effectieve leden, door de algemene vergadering bij gewone meerderheid worden benoemd. Kandidaat effectieve leden dienen zich voor 15 januari schriftelijk te melden bij de algemene voorzitter.

Terra vzw heeft volgende leden: effectieve leden & toegetreden leden in het bijzonder ereleden, jeugdleden en familiale leden.

Het statuut van de toegetreden leden en de verdere werking van de vereniging worden door het huishoudelijke reglement bepaald. Ieder lid mag te allen tijde aan de raad van bestuur schriftelijk zijn ontslag aanbieden.

Leden die acties ondernemen die ingaan tegen de doelstellingen en statuten van de vereniging, andere leden opzettelijk schade berokkenen of de naam van Terra vzw misbruiken kunnen door de raad van bestuur de toegang tot lokalen en activiteiten ontzegd worden. Vervolgens kunnen deze leden door de algemene vergadering geschrapt worden als lid.

Sterfte van een lid geeft van rechtswege verlies van lidmaatschap en kan niet overgedragen worden op de erfgenamen.

Elk effectief lid dat voor 1 januari haar/zijn jaarlijkse bijdrage niet betaald heeft, wordt geacht ontslagnemend te zijn. De algemene vergadering kan bij twee derde meerderheid der stemmen effectieve uitsluiting van een effectief lid uitspreken .

5°. De jaarlijkse algemene vergadering wordt binnen de 6 mnd na de afsluiting van het boekhoudkundige jaar bijeengeroepen. Alle effectieve leden worden hiervoor tenminste acht dagen vooraf per gewone brief of e-mail, die de agenda bevat, opgeroepen.

De algemene vergadering heeft volgende bevoegdheden: wijziging van de statuten, verkiezing van de effectieve leden, benoeming en afzetting van bestuurders, dagelijkse bestuur en commissarissen, goedkeuring van de budgetten en rekeningen en verlenen van kwijting aan de raad van bestuur en de commissarissen. De algemene vergadering heeft de bevoegdheid om de vereniging te ontbinden en leden uitsluiten, alsook alle andere bevoegdheden waarin de wet van 27 juni 1921 zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 voorziet en die hier niet vernoemd zijn.

De boekhouding (rekeningen en begroting), opgesteld door de raad van bestuur worden door de algemene vergadering bij gewone meerderheid goedgekeurd. Het boekhoudkundige jaar wordt op 31 december afgesloten.

Voor wijzigingen der statuten moet tweederde der effectieve leden aanwezig zijn en moet er een tweederde meerderheid der aanwezige stemmen worden bereikt.

Wanneer twee derde der effectieve leden niet aanwezig zijn, moet een bijzondere algemene vergadering worden belegd, die mag beslissen welk ook het aantal aanwezigen is

Wanneer het over een wijziging gaat van de doelstellingen waarvoor de vereniging werd opgericht, moet vier vijfde meerderheid worden bereikt.

Alle beslissingen waarvoor een twee derde of vier vijfde meerderheid vereist is, worden door geheime stemming genomen.

Een effectief lid mag op de algemene vergadering slechts één ander effectief lid vertegenwoordigen door middel van een schriftelijke volmacht op naam.

Effectieve leden en belanghebbende derden kunnen te allen tijde op de maatschappelijke zetel inzage nemen van volgende documenten: statuten, huishoudelijk reglement, ledenregister, jaarverslag van de algemene vergadering, rekeningen van het afgelopen en begroting van het volgend boekhoudkundig jaar.

Effectieve leden kunnen ook de verslagen van de raad van bestuur en dagelijkse bestuur op de zetel inkijken.

6° a) De bestuurders worden op voordracht van 2 bestuurders voor een termijn van vier jaar door de algemene vergadering benoemd, die ze eveneens tussentijds kan afzetten en vervangen. Bestuurders worden indien zij dit nog niet zijn automatisch effectieve lid na hun benoeming als bestuurder. Bestuurders kunnen ook op ieder ogenblik ontslag nemen door dit schriftelijk te melden aan de algemene voorzitter. Bestuurders die zonder kennisgeving of geldige reden gedurende één jaar geen algemene vergadering of bestuursvergadering hebben bijgewoond, worden automatisch aanzien als ontslagnemend als bestuurder. De beslissingen van de raad van bestuur die als college werkt worden bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige stemmen genomen. Bij staking van stemmen is deze van de voorzitter beslissend.

De raad van bestuur bezit alle machten die niet door deze statuten of door de wet van 2 mei 2002 aan de algemene vergadering zijn voorbehouden.

De bestuurders kunnen geen tussentijdse bestuurders aanstellen om zich te laten vervangen. De vereniging is verbonden door de handtekening van twee bestuurders enkel en alleen indien het document bij gewone meerderheid van stemmen werd goedgekeurd door de raad van bestuur.

De raad van bestuur bepaalt de jaarlijkse bijdrage van de leden die wordt goedgekeurd door de algemene vergadering.

6° b) Gemachtigden, volmachtdragers of vertegenwoordigers van de vereniging zijn leden van de raad van bestuur die in voorkomend geval een volmacht hebben gekregen van de raad van bestuur om duidelijk omschreven en rechtstreeks aan hun functie gebonden handelingen te kunnen uitvoeren. Deze volmacht geldt voor de periode van hun mandaat en kan tussentijds door de raad van bestuur bij gewone meerderheid of door de algemene voorzitter beëindigd worden.

Vertegenwoordigers of volmachtdragers kunnen zelf geen tussentijdse vertegenwoordigers of volmachtdragers aanstellen om zich te laten vervangen. De vereniging is verbonden door de handtekening van één vertegenwoordiger of volmachtdrager voor zover dit de hem/haar toegewezen bevoegdheid niet te buiten gaat.

6° c) Het dagelijkse bestuur wordt in voorkomend geval door en uit de leden van de raad van bestuur gekozen voor een termijn van twee jaar. De raad van bestuur, kan het dagelijks bestuur eveneens tussentijds afzetten en vervangen. Een dagelijkse bestuurder kan ook op ieder ogenblik ontslag nemen door dit schriftelijk te melden aan de algemene voorzitter. Leden van het dagelijkse bestuur die zonder kennisgeving of geldige reden gedurende één jaar geen algemene vergadering of raad van bestuur hebben bijgewoond, worden automatisch aanzien als ontslagnemend als lid van het dagelijkse bestuur. De beslissingen van het dagelijkse bestuur dat als college werkt, worden bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige stemmen genomen en dienen steeds door de raad van bestuur bij gewone meerderheid bekrachtigd te worden. Bij staking van stemmen is deze van de voorzitter beslissend.

Een dagelijkse bestuurder kan geen tussentijdse bestuurder aanstellen om zich te laten vervangen. De vereniging is verbonden door de handtekening van twee leden van het dagelijkse bestuur enkel en alleen indien het document bij gewone meerderheid van stemmen werd goedgekeurd door de raad van bestuur

6° d) De aanstelling van één of meerdere commissarissen wordt in voorkomend geval voor de periode van het lopende boekjaar door de algemene vergadering goedgekeurd, die hen eveneens tussentijds kan afzetten en vervangen. De commissaris heeft de bevoegdheid om de rekeningen en de begroting te controleren en de algemene vergaderingen op de hoogte te stellen van zijn bevindingen.

7° De leden bijdrage zal nooit meer dan € 50,00 bedragen en moet voor 1 januari van ieder jaar betaald worden.

8° De ontbinding van de vereniging alsook de aanwending van de goederen na ontbinding, geschiedt zoals bepaald in de artikelen 18, 19 en 20 van de wet van 2 mei 2002. Het netto vermogen wordt dan overgedragen aan een werk waarvan het doel het dichtst dit van de ontbonden vereniging benadert.

9°De vereniging is opgericht voor onbeperkte duur.

Voor alle gevallen niet in deze statuten voorzien, zijn de wet van 27 juni 1921 zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 en gebruiken betreffende vereniging van toepassing.

10° De ondergetekenden, effectieve leden, vormen samen de raad van bestuur in hun vermelde hoedanigheden van bestuurder.

Aldus opgemaakt in elf exemplaren, te Berchem, op 23 april 2004.

Patrick Verhelle Algemeen voorzitter.

BESTUURDERS:

Thrier Gemma, Verhelle Patrick, Van Tomme Godfried, De Paepe Ronny, Meijs Eligius, Van Lierde Ann, Freddy Bonnaerens, Bart Nuyts, Kurt Bleys

©2007 TERRA vzw - Belgium